Office Manager

Ben jij die spin-in-het-web die enthousiast wordt van coördinerende werkzaamheden? Dan zoeken we jou!

Ter versterking van de afdeling Sport en Ontmoeten zijn wij op zoek naar een: 

Office Manager

28 - 36 uur per week in Apeldoorn

Wat ga je doen?

Als Officemanager zorg je voor een optimale klantreis van de bezoeker/huurder. Je zorgt voor de afhandeling van administratieve processen (waaronder contractbeheer) en de communicatie met gebruikers van de Wijk en Cultuurgebouwen (waaronder huurdersoverleg). Hiernaast onderzoek je commerciële kansen met betrekking tot de zaalbezetting. Je wilt minimaal 28 uur werken. In deze functie stuur je 8 tot 10 collega’s functioneel aan. Je werkt grotendeels op kantoor samen met je directe collega's. Hybride werken is in deze functie niet van toepassing. De volgende taakgebieden vallen onder jouw functie:

Operationeel

• Je bent verantwoordelijk voor de operationele dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling.
• Je zorgt voor een correcte administratie en facturatie van de incidentele verhuur.
• Je inventariseert wensen van de huurders en vertaalt dit in concrete acties, bijvoorbeeld op het gebied van middelen/materialen en gewenste aanpassingen.
• Je signaleert en onderzoekt commerciële kansen als de zaalbezetting niet optimaal is en zet gerichte acties uit.
• Je initieert acties met het doel de klanttevredenheidresultaten te verhogen, waarbij je periodiek een klanttevredenheidsonderzoek uitvoert.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor de huurders, gebruikers en leveranciers.
• Je stemt de uitvoering van de SLA’s (service level agreements) met de betrokken personen af.
• Je participeert in projecten o.a. op het gebied van veiligheid,  RI&E en MAEX.

Contractbeheer

• Je organiseert het contractbeheer van alle overeenkomsten van de wijkcentra en service- en gebruikersovereenkomsten. Periodiek voer je een gebruikersoverleg.
• Je regelt de doorbelastingen van o.a. energie/servicelasten en je hebt nauwe afstemming met afdeling financiën en inkoop/facilitair.
• Afdeling overkoepelende taken.
• Je stelt een adequate personeelsplanning op voor het team.
• Je handelt de overkoepelende verhuurtaken van wijkcentra zelfstandig af.
• Je bent key-user voor de systemen AQQO en Spont, inclusief functioneel beheer.
• Je vervangt de Manager Sport en Ontmoeten bij afwezigheid, voor de lopende en operationele zaken.

Wie zijn wij?
Wij zijn de afdeling Sport en Ontmoeten en ons team verzorgt het beheer en de exploitatie van 58 multifunctionele wijk-, sport- en cultuurgebouwen. Wij zijn met onze enthousiaste en gastgerichte collega’s verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van onze gemeentelijke opdrachtgever en de beleving van onze klanten. Ons team bestaat uit ca. 14 collega’s. Je werkt nauw samen met je collega Coördinator Sport. 

In deze functie rapporteer je aan de Manager Sport en Ontmoeten.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde MBO-4 opleiding.
• Drie jaar relevante werkervaring in een ondersteunende / coördinerende functie.
• Je bent proactief, toegankelijk en kunt zowel zelfstandig alsook in teamverband functioneren.
• Je beschikt over goede digitale en administratieve vaardigheden en je pakt nieuwe systemen makkelijk op.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.
• Je wordt enthousiast van plannen en organiseren en je bent daar een kei in.

Wat mag je van ons verwachten?

• Een dynamische functie, waarin je de ruimte krijgt om je creativiteit en talenten in te zetten.
• Je ontvangt, naast het gebruikelijke arbeidsvoorwaardenpakket, een salaris volgens de CAO Vermo. De functie is ingeschaald in schaal 7. Het maximum salaris is € 3.726,- op basis van 36 uur (afhankelijk van je kennis en ervaring).
• Goede opleidingsmogelijkheden, een pensioenregeling bij APB en een Accres Card met o.a. gratis toegang tot de zwembaden van Accres.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% van het bruto jaarsalaris.

Direct solliciteren?
Herken jij jezelf in dit profiel? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar Ellen Meijer (Manager Sport en Ontmoeten) via emeijer@accres.nl. Voor extra informatie bel of mail dan met Ellen op telnr. 06 – 12 90 12 35. We zien jouw reactie graag uiterlijk 24 januari 2025 tegemoet.